E-Defter Uygulaması Başvuru Kılavuzu
Bu kılavuz, elektronik ortamda defterlerini oluşturmak, saklamak ve gerektiğinde ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişilerin e-Defter Uygulamasına başvuru süreçlerini detaylı bir şekilde açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
Elektronik defter uygulamasına başvurular yalnızca www.edefter.gov.tr adresinde yayımlanan standartlara uygun olarak elektronik ortamda yapılabilir. Kağıt ortamında yapılan başvurular kabul edilmemektedir.
Elektronik defter uygulaması, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında tutulması gereken defterlerin elektronik ortamda oluşturulmasına ve saklanmasına olanak tanır. Başvuru sürecini tamamlamak ve sisteme dahil olmak isteyen mükelleflerin aşağıdaki adımları takip etmeleri gerekmektedir.
Elektronik Defter Uygulamasına Başvuru
Elektronik defter uygulamasına başvuru, gerçek kişi mükellefler için nitelikli elektronik sertifika (NES) veya mali mühür kullanılarak, tüzel kişi mükellefler için ise mali mühür ile www.edefter.gov.tr/edefterbasvuru.html adresindeki elektronik başvuru ekranından yapılabilir. Ayrıca Dijital Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifre ile giriş yapılarak eDefter Başvuru dilekçesi doldurularak da başvuru gerçekleştirilebilir.
Elektronik defter uygulamasına zorunluluk kapsamında başvuru yapacak mükelleflerin, kanuni süre içinde değerlendirilmesi için başvurularını zorunluluk tarihinden önce yaparak başlangıç tarihlerini seçmeleri gerekmektedir. Zorunluluk tarihinden sonra yapılan başvurular, kanuni süreden sonra yapılmış kabul edilir ve buna göre işlem görür.
www.edefter.gov.tr/edefterbasvuru.html adresindeki elektronik başvuru ekranı üzerinden başvuru tamamlandığında, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından başvuru formunda belirtilen e-posta adresine, elektronik defterin GİB sistemine ne zaman yüklenmesi gerektiği bilgisi, başvuru evrakının PDF formatındaki kopyası ve başvurunun evrak numarası bilgileri gönderilmektedir.
Dijital Vergi Dairesi üzerinden yapılan başvurularda, başvuru evrakına “Dilekçelerim” kısmından ulaşılabilmektedir. Elektronik defter uygulamasına başvuru yapacak mükellefler, başvuru formunu doldurmak için www.edefter.gov.tr internet adresinde yayımlanan “e-Defter Uygulaması Elektronik Başvuru Rehberi”nden yararlanabilirler.
Mali Mühür, Elektronik İmza ve Zaman Damgası
Mali Mühür ve Elektronik İmza Sertifikası Alınması
Mali mühür veya elektronik imzası bulunmayan mükelleflerin, durumlarına uygun elektronik imza sertifikalarını almaları gerekmektedir.
Mali Mühür
Elektronik deftere başvuru aşamasında ve elektronik defterler ile bunlara ilişkin beratların imzalanması sürecinde kullanılan mali mühür, TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden temin edilecektir.
Elektronik İmza
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun dördüncü maddesinde tanımlanan elektronik imza, aynı kanunun sekizinci maddesi kapsamında faaliyette bulunan elektronik imza servis sağlayıcılarından temin edilecektir.
Zaman Damgası
Herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeniyle beratların Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanamaması durumunda, söz konusu beratlar;
- Gerçek kişi mükellefler için nitelikli elektronik imza veya mali mühür,
- Tüzel kişi, kamu kurum ve kuruluşları ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar için mali mühür
ile zaman damgalı olarak imzalanacak ya da onaylanacaktır. Bu amaçla kullanılacak zaman damgaları, TÜBİTAK-BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden temin edilecektir.