E-Defter ve E-Fatura Uygulamalarına Geçiş Zorunlulukları

Vergi mükelleflerine, bağlı oldukları Vergi Dairesi Müdürlükleri tarafından son dönemde gönderilen yazılarla, vergi idaresinin bilgi sistemlerinde yer alan verilere dayanarak, belirli bir süre içinde e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-Defter uygulamalarına geçiş yapılmadığı tespit edilmiştir. Bu sebeple, geçişin yapılmaması nedeniyle mükelleflere usulsüzlük cezalarının uygulanacağına dair bildirimler yapılmaktadır.

Birliğimize, Serbest Muhasebeci Mali Müşavir meslek mensuplarından gelen yoğun talepler, sorular ve mükelleflerin durumları göz önünde bulundurularak aşağıdaki açıklamalar yapılması gerekliliği doğmuştur.

Bilindiği üzere, e-Belge uygulamalarına geçiş zorunluluğu 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile düzenlenmektedir. Bu tebliğin güncel metnine şu linkten ulaşılabilir.

Genel Tebliğde, her bir e-Belge türü için hangi mükelleflerin hangi tarihlerde e-Belge uygulamasına zorunlu olarak geçmeleri gerektiği ve başvuru işlemleri hakkında detaylı açıklamalar yer almaktadır. Tebliğde yer alan bilgilere göre, e-Belge uygulamalarına geçiş zorunluluğu, bazı mükellef gruplarının yıllık cirosuna göre, bazı grupların ise yalnızca faaliyet alanlarına bağlı olarak belirlenmiştir. Ayrıca, bazı mükelleflerde her iki faktör birlikte değerlendirilmiştir.

Bu bağlamda, e-Fatura uygulamasına (ve doğal olarak e-Arşiv Fatura uygulamasına) ve bunun sonucu olarak e-Defter uygulamasına zorunlu geçiş yapması gereken mükellefler, 509 Sıra No.lu Tebliğde belirtilen kurallar doğrultusunda Ek-1’de yer alan özet tabloya göre belirlenmiştir.

İşletmelerin yıllık ciroları (brüt satış hasılatı veya gayrisafi iş hasılatı) ve faaliyet alanları dikkate alınarak, e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-Defter uygulamalarına geçiş zorunluluğunun başlangıç tarihi belirlenmeli ve bu tarihe kadar gerekli hazırlıklar yapılmalıdır.

Gelir İdaresi Başkanlığı, mükelleflerin e-Belge ve e-Defter uygulamalarına geçiş gerekliliklerini tespit etmek için, çeşitli kurum ve kuruluştan (örneğin e-Ticaret platformları) aldığı veriler ve mükelleflerin vergi sicil bilgileri üzerinden analizler yapmaktadır. Bu analizler sonucunda, hangi mükelleflerin hangi tarihten itibaren e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-Defter uygulamalarına geçmesi gerektiği belirlenmekte ve bu tarihlere uyulmaması durumunda cezai işlemler uygulanmaktadır.

Bu analizlerde en önemli verilerden biri, işletmelerin faaliyet alanlarını belirleyen NACE kodlarıdır. Mükelleflerin NACE kodlarının doğru ve güncel olması, hem vergi idaresinin e-Belge ve e-Defter geçiş yükümlülüklerini denetlemesi açısından hem de işletmelerin istatistiksel verilerinin oluşturulmasında büyük önem taşımaktadır.

Aşağıda, e-Belge ve e-Defter uygulamalarına geçiş zorunluluğu bildirilen mükelleflerin durumlarına göre yapılması gereken işlemler sıralanmıştır:

a) NACE KODLARININ FİİLEN FAALİYETTE BULUNAN İŞ KONUSU ARASINDA YER ALMAMASI: Vergi idaresinin sisteminde yer alan NACE kodları, mükellefin faaliyetlerini belirler. Eğer bir mükellef, kendisine bildirim yapılan NACE kodlarına göre faaliyette bulunmadığını belgelendirirse, vergi dairesine başvurarak bu kodların güncellenmesini talep etmelidir.

b) E-TİCARET SATIŞI OLMAYAN VEYA E-TİCARET SATIŞI OLUP DA İLGİLİ YIL CİROSU AŞILMAMASI: Eğer bir mükellef, e-Ticaret faaliyetini sürdürmüyorsa ya da faaliyetini sürdürse bile belirtilen ciro büyüklüğünü aşmıyorsa, bu durumu belgeleyerek vergi dairesine başvurmalı ve cezai işlemlerin düzeltilmesini talep etmelidir.

c) GAYRİMENKUL VE/VEYA MOTORLU TAŞIT İNŞA, İMAL, ALIM-SATIM VEYA KİRALAMA VEYA BUNLARA ARACILIK İŞLEMLERİNİN OLMAMASI VEYA OLMAKLA BİRLİKTE İLGİLİ YIL CİROSU AŞILMAMASI: Gayrimenkul ve motorlu taşıt sektörlerinde faaliyet göstermeyen mükellefler veya cirosu belirtilen tutarın altında kalanlar, bu durumu ispatlayan belgelerle vergi dairesine başvurarak cezai işlemlerden muafiyet talep edebilir.

d) ZORUNLULUK ŞARTLARI OLUŞTUĞU HALDE SÜRESİNDE E-BELGE VE E-DEFTER UYGULAMASINA BAŞVURULMAMIŞ OLMASI: Eğer mükellef, belirlenen şartlar doğrultusunda e-Belge ve e-Defter geçişine zamanında başvurmadıysa, belirlenen tarihlerde başvuru yaparak cezai işlemlerin önüne geçilebilir.

I- 2022 YILI ve ÖNCESİNDEN OLUŞAN ŞARTLARDAN DOLAYI E-FATURA/E-DEFTER ZORUNLU GEÇİŞTE YAPILMASI GEREKENLER: Eğer mükellef, belirtilen şartlar doğrultusunda e-Fatura ve e-Defter geçişi yapması gerekiyorsa, belirtilen süre zarfında başvuru yapmalı, e-İmza ya da mali mühür temin etmeli ve gerekli kayıtları tamamlamalıdır.

II- 2023 YILINDA OLUŞMUŞ OLAN CİRO ŞARTINDAN DOLAYI E-FATURA/E-DEFTER ZORUNLU GEÇİŞTE YAPILMASI GEREKENLER: 2023 yılında e-Fatura geçiş şartlarını sağlayan mükelleflerin, belirtilen tarihlerde başvuru yapması ve işlemlerini tamamlaması gerekmektedir.

III- İŞLETME HESABI ESASINA GÖRE DEFTER TUTAN MÜKELLEFLER (DEFTER BEYAN SİSTEMİ) E-BELGE VE E-DEFTER UYGULAMASINA GEÇİŞ ZORUNLULUKLARI İLE İLGİLİ YAPILMASI GEREKENLER: Defter beyan sistemine kayıtlı işletmelerin, belirli ciro koşullarını sağlaması durumunda e-Fatura sistemine geçiş yapması gerekecektir. Bu işletmelerin, belirlenen tarihlerde başvuru işlemlerini tamamlamaları önemlidir.

IV- E-FATURA VE E-DEFTER GEÇİŞİNE İLİŞKİN SÜREÇLERİNİ YÖNETMEK İÇİN YAPILMASI GEREKENLER:

E-fatura ve e-defter uygulamalarına geçiş sürecinin yönetilmesi için öncelikle işletmelerin mevcut sistemlerinin, yazılım altyapılarının e-Belge uygulamaları ile uyumlu olup olmadığı kontrol edilmelidir. Gerekli yazılım güncellemeleri ve entegrasyonlar yapılmalı, uygulamaların kullanılmaya başlanabilmesi için işletmelerin personeline yönelik eğitimler düzenlenmelidir.

Ayrıca, e-Defter uygulaması için işletmelerin mali mühür temin etmeleri ve bu mühürle dijital ortamda defterlerini tutmaları gerekmektedir. e-Defter tutma zorunluluğu olan mükelleflerin bu işlemleri yerine getirmemesi durumunda cezai yaptırımlar uygulanabilir. Bu nedenle, işletmelerin geçiş tarihinden önce bu işlemleri tamamlaması büyük önem taşır.

V- E-FATURA VE E-DEFTER GEÇİŞİ İÇİN GEREKLİ BELGELER VE BAŞVURU İŞLEMLERİ:

E-fatura ve e-defter uygulamalarına geçiş yapmak isteyen mükelleflerin, öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapmaları gerekmektedir. Başvuru işlemi için e-Devlet üzerinden yapılan başvurular kabul edilmektedir. Başvuruların doğru bir şekilde yapılması, işlemlerin zamanında tamamlanabilmesi için önemlidir.

Başvuru esnasında, aşağıdaki belgeler genellikle talep edilmektedir:

• E-imza ya da mali mühür temini
• İlgili mali yazılım sisteminin e-Belge ve e-Defter uyumluluğu
• NACE kodu ve faaliyet alanına ilişkin güncel bilgiler
• Yıllık ciro raporları ve diğer mali veriler

Başvurular, mükelleflerin iş süreçlerinin hızla dijitalleşmesini ve vergi sistemine entegre olmasını sağlamaktadır. Başvuruların geç yapılması veya eksik bilgi sunulması durumunda, geçiş süreci uzayabilir ve cezai yaptırımlar uygulanabilir.

VI- E-FATURA VE E-DEFTER UYGULAMALARINA GEÇİŞ İÇİN DESTEK ALMA:

E-fatura ve e-defter sistemine geçiş, her işletme için teknik bilgi ve hazırlık gerektiren bir süreçtir. Bu süreçte, uzman yazılım firmalarından ve muhasebe danışmanlarından destek alınması faydalıdır. Bu profesyoneller, işletmenizin vergi uyumluluğunu sağlayarak, geçiş sürecinin sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesine yardımcı olacaktır.

Ayrıca, muhasebe departmanlarının ve yöneticilerinin, dijital fatura ve defter işlemleri hakkında bilgilendirilmesi gerekmektedir. Bu, süreçlerin hızla ve doğru şekilde tamamlanmasını sağlayacaktır.

VII- GEÇİŞİN SÜREKLİLİĞİ VE İZLENMESİ:

E-fatura ve e-defter uygulamaları, sadece bir geçiş süreci değil, aynı zamanda sürekli izleme ve güncelleme gerektiren bir yapıdır. Bu nedenle, geçişin ardından düzenli aralıklarla sistemin izlenmesi, yazılımın güncellenmesi ve herhangi bir uyumsuzluk durumunun tespit edilerek giderilmesi gerekmektedir.

Gelir İdaresi Başkanlığı, geçiş sürecini izlemekte ve gerekirse denetimler yapmaktadır. Bu nedenle, sistemin sürekli olarak doğru çalışması sağlanmalı ve mükellefler, her yıl güncellenen vergi ve e-Belge zorunluluklarını takip etmelidir.